Descanso: como não se transformar em um “cavalo dirigido”

Estabeleça um descanso competente durante o dia útil e após o expediente. Por exemplo, 5 minutos a cada hora.

Faça uma pausa enquanto descansa para recuperar a força. Em vez de navegar na Internet, faça uma caminhada ou faça alguns exercícios.

Faça a preguiça criativa. Durante períodos de preguiça, carregue seu cérebro com informações sobre um importante tópico criativo para você e seja 100% preguiçoso, sem tentar resolver problemas e não atormentado pelo remorso.

Aumente a eficiência do sono adormecendo e acordando de acordo com o regime e otimizando sua duração. Nosso sono consiste em vários ciclos com duração de 1 a 1,5 horas. Quando a duração do sono é múltipla da duração do ciclo, acordar é muito mais fácil. Antes de ir para a cama, ventile o quarto, não se preocupe e descarregue o cérebro de preocupações durante o dia - faça uma caminhada ou leia um livro de arte.

Use "micro-sono" durante o dia útil. Os biorritmos humanos têm dois altos e baixos durante o dia. O primeiro declínio ocorre em torno de 13 a 15 horas, o segundo - à noite. Se você descansar 10 a 15 minutos durante a primeira recessão, o trabalho será muito mais eficiente.

Motivação: como lidar com tarefas desagradáveis

Para concluir rapidamente tarefas complexas e desagradáveis, aprenda a sintonizá-las usando "âncoras", ligações materiais - música, cores, rituais. Mas não use a "âncora" associada ao trabalho de férias.

Use o “método de queijo suíço” - execute a tarefa não de maneira lógica, mas de maneira arbitrária. Depois de um tempo, tantos buracos se formam no "queijo" que será bastante fácil "comê-lo".

Divida a tarefa em várias partes e incentive-se completando uma parte. Coma pelo menos um "sapo" diariamente - complete uma tarefa simples, mas desagradável. Normalmente, essas tarefas se acumulam e se tornam um problema. Se você decidir um deles todas as manhãs, eles terminarão rapidamente e proporcionarão um bom humor durante todo o dia.

Divida os “elefantes” (grandes tarefas) em “bifes” (partes). Se a tarefa for enorme e impossível, divida-a em partes possíveis. Meça o tempo gasto na execução de tarefas com elefantes. A fixação de um indicador quantitativo empurra uma pessoa para a ação.

"Queime os navios" - crie uma situação em que é impossível recusar qualquer tarefa. Tais situações permitem que alguns tipos de pessoas trabalhem com mais eficiência.

Mantenha uma tabela de assuntos diários e marque as tarefas concluídas nela. Muitas lacunas em qualquer item dão um alarme e forçam você a fazer o necessário.

Faça um calendário pinarik. Na linha superior, escreva os anos em que viveu, no fundo - o futuro e nas linhas da tabela - os dias dos meses. Todas as manhãs, ao trabalhar, reveja metade do dia. À noite - a segunda metade. Isso o ajudará a sentir a passagem do tempo.

Objetivos: como aproximar os sonhos da realidade

Defina uma missão, articule valores pessoais e defina metas de longo prazo. Em vez de uma abordagem "reativa" - uma reação a circunstâncias externas, use uma abordagem "proativa" - construa a vida como desejar, influencie ativamente os eventos.

Para determinar seus objetivos, imagine como deseja ver seu dia em alguns anos. Tente se livrar dos selos impostos - carros caros, relógios e outros atributos - se eles não são para você um valor real.

Definir valores ajudará o "livro de memórias". Escreva nele os principais eventos da vida. O "Memoir" permitirá que você crie uma lista de valores-chave e o incentivará a dedicar alguns minutos todos os dias na edição do Main.

Formule uma missão pessoal na forma de um epitáfio. O que mudará no mundo e permanecerá depois de você quando tudo acabar?

Procure seu chamado. Se podemos mudar a missão, o chamado não é. Uma vocação é quando você percebe que, além de você, ninguém vai levar esse carrinho. Pode ser não apenas uma descoberta revolucionária, mas também uma tarefa simples da vida.

Identifique 5-7 áreas-chave da sua vida para ver a estrutura geral e estabelecer a harmonia de várias atividades. Um mapa das principais áreas parece uma árvore. Em vez do caos de ações mesquinhas, existem galhos claros com ações de folhas.

Faça um gráfico das metas de vida das principais áreas e dos próximos anos para acompanhar onde e como você está se movendo. Às vezes, é difícil entender o que você quer, mas é melhor cometer um pequeno erro e, posteriormente, ajustar os planos do que entender depois de anos que o tempo passou e nada foi alcançado.

Torne os objetivos mais próximos e compreensíveis mensuráveis ​​usando a técnica SMART:

• Sespecífico - específico
• Measurable - mensurável
• UMAalcançável - alcançável
• Rrealista - relevante
• Tlimitado por tempo limitado

Defina claramente o que você deseja e em que período de tempo e depois expresse-o em termos monetários.

Dia de trabalho: como organizá-lo em um mundo acelerado

O planejamento contextual e de médio prazo, de acordo com o método “Dia - Semana”, ajudará você a cumprir sempre seus prazos.

Tarefas difíceis de vincular a um horário específico, abordagem contextual adequada. Para cada uma dessas tarefas, crie uma página do diário ou categoria de tarefa separada em um sistema de planejamento computadorizado.

Para o trabalho em equipe, os painéis de planejamento contextual são convenientes, onde os projetos são listados em linhas e os membros da equipe em colunas. No cruzamento, as tarefas são listadas. O gerente verá imediatamente as tarefas pelas quais o subordinado é responsável e os problemas que precisam ser discutidos.

Tarefas com um prazo apertado são planejadas com mais eficiência para o ano, semana e dia, observando as regras para mover tarefas entre seções. À noite, ao planejar o dia seguinte, a seção "Semana" é exibida. Todo o relevante é transferido para a seção "Dia". Ao planejar a próxima semana, a seção "Ano" é exibida.

Essa abordagem permite que você não se esforce em uma estrutura rígida e garante que a tarefa desejada seja lembrada ao visualizar as seções "Ano" e "Semana".

A seção "Semana" pode ser complementada com as seguintes ferramentas de planejamento.

• Uma lista de tarefas para as próximas semanas em uma página do diário separada.
• Uma lista de tarefas em adesivos em uma seção especial do diário. Observando a seção diariamente, transfira adesivos com tarefas "amadurecidas" no dia seguinte do diário.
• Agenda de visão geral para tarefas regulares.
• Quadro de planejamento com tarefas para as próximas semanas.
• Planejando com uma lista de tarefas "flexíveis" por uma semana ao lado de uma grade de tempo "rígida" ou uma guia com tarefas "flexíveis".

A seção "a longo prazo" é um "cartão estratégico", com uma lista das principais metas para os próximos seis meses a um ano. Pode conter:

• principais eventos planejados para o ano;
• prazos para os principais projetos;
• uma lista de pequenas tarefas com um longo prazo que não se enquadram nas seções contextuais do diário;
• programação de aniversários, datas memoráveis, etc.

Da mesma forma que o princípio "Dia da semana", você pode organizar o trabalho dos funcionários no quadro de planejamento. Para fazer isso, liste os funcionários nas colunas, os horizontes de planejamento nas linhas e as tarefas em seus cruzamentos.

Para controlar tarefas de rotina, uma tabela é útil, nas linhas em que esses casos estão listados e nas colunas - o tempo em que eles precisam ser concluídos. Nas interseções, ações feitas e desfeitas são anotadas. Ignorar essa tarefa não desempenha um grande papel, mas um grande número de pulos se tornará imediatamente perceptível.

Para realizar tarefas de longo prazo, determine quanto tempo por dia será gasto com elas e insira-as no plano semanal.Para fazer isso, pegue a quantidade total de trabalho, a produtividade do trabalho e calcule quanto tempo será gasto na tarefa. Em seguida, divida esse tempo em partes e implemente-as em um plano semanal.

Planejamento: como cumprir prazos

Configure um sistema pessoal de planejamento da jornada de trabalho usando tarefas "difíceis" e "flexíveis". Reserve 10 minutos para criar uma imagem completa das tarefas do dia. O plano do dia deve ser coletado em um local e deve ser escrito. Escolha o formato e a mídia ao seu gosto. O principal é que você realmente gosta dele e gostaria de voltar para ele.

Durante o dia, ajuste o plano de acordo com as circunstâncias. O plano elaborado não é um dogma, é necessário para situações mutáveis.

Obtenha um "cartão estratégico" com os principais objetivos de longo prazo. Na mesma folha, você pode escrever tarefas que não estão vinculadas a um dia específico, para que estejam sempre diante de seus olhos; mantenha uma lista de contatos atuais; escreva “tópicos para reflexão”, etc.

Em termos de dia, separe as tarefas "difíceis", "flexíveis" e "orçadas".

• "Difícil" - vinculado a um momento específico.
• "Flexível" - não está vinculado à hora exata.
• “Orçado” - tarefas grandes e importantes, demoradas, que não têm prazos estritos.

Planeje primeiro tarefas difíceis, depois orçadas e depois flexíveis.

Destaque 2-3 tarefas prioritárias na lista e comece a trabalhar com elas. Os casos prioritários incluem urgência e supervisão do trabalho dos subordinados. A execução de tarefas nesta ordem permitirá que você faça as coisas mais importantes, mesmo que algumas das tarefas menos prioritárias permaneçam não realizadas.

Planeje reuniões difíceis com uma reserva de tempo. Coordene com os parceiros a precisão com a qual você precisa comparecer a uma reunião.

Armazene informações em excesso caso tudo dê errado. Isso economizará tempo se o parceiro não encontrar você, o celular gravado ficará indisponível e não haverá um único táxi no aeroporto à noite.

Prioridades: como eliminar o excesso e encontrar tempo para os principais

Aprenda a filtrar coisas desnecessárias e destacar as principais tarefas. Expanda seu arsenal de "estratégias de abandono" para limpar sua vida de coisas desnecessárias. Acostume os outros a um sólido "não" sem explicação.

Use “bobagem saudável” e adie negócios desnecessários pelo maior tempo possível. Muitas vezes, simplesmente não chega à sua implementação.

Ganhe tempo contratando profissionais. Ao mesmo tempo, você não pode contratar assistentes permanentes, mas restringir-se a serviços únicos.

Ao atribuir tarefas a subordinados, não lhes impeça a obrigação de lembrá-los. Crie você mesmo uma visão geral das tarefas e monitore sua implementação.

Use estimativas ponderadas para priorizar tarefas. Defina os critérios e a significância de cada um deles, para que no total eles dêem 100%. Em seguida, avalie a tarefa de acordo com cada um dos critérios, multiplique as estimativas por significância, adicione e obtenha a nota final. Em seguida, classifique as tarefas por essas estimativas.

Informação: como controlar o caos criativo

Introduzir técnicas de filtragem, armazenamento e movimentação online para mantê-lo sob controle.

Retorne às informações principais com mais freqüência - escreva números de páginas, pensamentos, faça fotocópias, desenhe diagramas.

Coloque seu conhecimento em prática e só então comece a ler o próximo livro.

Priorize seu processo de leitura - é melhor ler atentamente alguns capítulos-chave do que percorrer todo o livro superficialmente.

Filtre o lixo de informações recebido da mídia - tente obter apenas as informações necessárias. Grave programas e assista-os em um horário conveniente e sem publicidade, gaste menos tempo na frente de uma TV ou na Internet.

Use um email que não exija presença online. Você pode escrever e o destinatário lê a carta em um momento conveniente.

Domine o método de impressão cega com dez dedos - você começará a escrever rapidamente e economizar muito tempo.

Desative a notificação de novas mensagens, que desviam a atenção dos assuntos atuais. Verifique seu e-mail 3-4 vezes ao dia. Concorde com os colegas sobre um horário de inspeção claro. Configure a classificação automática de e-mails e dê atenção a eles em ordem de prioridade.

Use pastas de e-mail como uma ferramenta de controle Day-Week. Distribua as cartas em pastas temáticas e deixe na "Caixa de entrada" não mais que 15 a 20 das mensagens mais importantes.

"Aumente" a ordem na documentação pelo método de caos limitado:

1. Crie um "lugar do caos" - uma unidade de entrada onde todos os documentos são armazenados.
2. Limpe o “local do caos” selecionando os tipos de documentos mais facilmente identificáveis, e o “local da ordem” começará a se formar próximo ao local do caos.

Pegue um arquivo de pensamentos. Pensamentos acumulados podem combinar-se e dar origem a novos. À medida que desenvolve idéias, destaque-as em direções separadas.

Organize o espaço de informações de acordo com a estrutura da atenção humana. A consciência pode trabalhar com apenas um objeto, a mente pré-consciente - com 5-9, a mente subconsciente - com uma quantidade infinita. Se você aproximar algo do centro de sua atenção, retire algo dele. Isso irá otimamente gastar sua atenção.

Na área de trabalho, selecione uma área para 5 a 9 tarefas atuais básicas, unidades de entrada e saída, bandejas contextuais e bandejas de controle usando o método Dia - Semana. No final do dia útil, organize os documentos da unidade de saída em pastas temáticas.

Absorvedores: como encontrar reservas de tempo

Use técnicas de detecção de absorvedores para aproveitar as reservas de tempo. Mantenha o controle de seu tempo por 2-3 semanas para entender em que está gastando. Cerca de uma vez por hora, registre todos os casos com uma precisão de 5 a 10 minutos. Marque pequenas pausas com marcas de verificação nas margens.

Forme 2-3 indicadores quantitativos de eficiência e acompanhe-os na dinâmica. Assim que você começar a fixar visualmente um indicador quantitativo, ele começará a mudar para melhor.

Repita a contagem do tempo periodicamente para ficar "em boa forma" e corrigir distorções no seu orçamento de tempo pessoal a tempo.

Uma reserva típica é o tempo de viagem. Preencha o tempo de transporte e viagem com atividades úteis para você.

Tenha um plano de força técnica maior. O computador quebrou - faça o que você não teve tempo suficiente. E não se esqueça de fazer backup de dados importantes.

Conheça com mais eficiência:

• Defina um formato de reunião e não misture formatos diferentes em uma reunião.
• Definir o círculo de participantes, o líder que dirige a discussão e o tomador de decisão e o secretário que redige a ata;
• faça uma lista de perguntas para discussão;
• determinar a duração da reunião e nomear uma pessoa responsável pelo tempo;
• organizar a situação, equipamento e distribuição de materiais de informação;
• todas as questões discutidas na reunião, presentes na forma de diagramas;
• registre e envie as decisões tomadas para que você possa retornar a elas na próxima reunião.

Lembre-se de que um sistema de gerenciamento de tempo exige melhoria contínua.

"TM-Bacillus": como transmitir a idéia de TM a outras pessoas

Não alcançaremos 100% de eficiência se não coordenarmos nosso gerenciamento de tempo pessoal com as pessoas ao nosso redor. Traga “TM-Bacillus” a outras pessoas para que elas usem o tempo com sabedoria. Calcule o preço do seu tempo e lute por ele não menos rigidamente do que por dinheiro.

Oferecendo idéias de TM ao seu gerente, mostre sua utilidade para os negócios e não o consolem. Comece com ferramentas úteis e baratas para o chef. Imagine-os "em ação", não em teoria. Sua própria idéia deve chegar à cabeça - isso facilitará sua adoção.

Convença os subordinados da eficácia do gerenciamento de tempo por exemplo pessoal. Motivar seu uso - os funcionários devem entender por que o tempo é necessário e pode ser gerenciado. Ofereça novos equipamentos regularmente.

Implemente a tecnologia da TM gradualmente usando um mínimo de ferramentas. Crie cenouras e palitos simples e rápidos. Experimente as técnicas de um funcionário ou unidade para que todos vejam os prós e contras reais.

Para implementar o gerenciamento de tempo em relacionamentos pessoais, aprenda a negociar. Não tente impor suas preferências ao seu parceiro, procure compromissos para levar em consideração o gosto de ambos os lados.

Reserve um tempo para restaurar sua energia e desempenho. O óbvio para você às vezes não é assim para outra pessoa, então explique ou escreva claramente os princípios dos relacionamentos.

Ofereça gerenciamento de tempo às crianças na forma de um jogo, desenvolvendo uma abordagem "proativa" da vida nelas.

Manifesto da MT: do instrumento à ideologia

A aplicação de técnicas de gerenciamento de tempo sem um entendimento da ideologia permitirá que você use apenas uma pequena parte de seus recursos. Mas, tendo entendido a ideologia da MT, você aprenderá como gerenciar seu tempo pessoal e avançar para um novo nível.

Gerenciamento de tempo é um sistema multinível que pode alterar os valores de uma pessoa. Do gerenciamento técnico do tempo, você passará a pensar em seus objetivos e prioridades.

Axiomas da gestão do tempo:

• você sempre tem liberdade de escolha;
• somente você é responsável por suas ações e escolhas;
• sem desenvolvimento constante, você é apenas uma ameba.

Mesmo pequenas ações mudam o mundo para melhor. Desenvolva, mova, nunca pare.